My Liantis pour les collaborateurs

Bienvenue sur le site My Liantis Employee Self Service. Commencez dés maintenant !

Connectez-vous à My Liantis via https://www.myliantis.be. Vous pouvez trouver toutes les applications dans le menu ‘Collaborateurs’.  

1 Créez vos équipes (facultatif)

Allez au bouton “Equipes”. Cliquez sur le bouton « Ajouter une équipe » pour créer une nouvelle équipe. La composition de l’équipe sera également visible dans le calendrier.

La formation des équipes est une étape facultative. S’il n’y a pas d’équipe, il y a un seul calendrier d’équipe, qui est visible par tous les collaborateurs. Toutes les demandes d’absence sont traitées par le(s) administrateur(s).

En formant des équipes, les demandes des membres de l’équipe parviennent à leur responsable. Dans les calendriers des équipes, seuls les collaborateurs et les managers d’équipe sont visibles.

2 Ajouter des collaborateurs externes (facultatif)

Souhaitez-vous donner aux collaborateurs externes, qui ne font pas partie de votre entreprise, un accès My Liantis Employee Self Services ? 

Allez vers “Mes collaborateurs (en développement)” et ajoutez un collaborateur externe via ‘Ajouter un collaborateur’.

Après avoir ajouté le collaborateur, vous le trouverez dans l’aperçu de vos collaborateurs.

Sélectionnez le collaborateur dans cette vue d’ensemble des collaborateurs. Ensuite, allez à l’onglet “Emploi” pour ajouter un horaire de travail pour le collaborateur externe.

Dés que vous ajoutez un horaire de travail pour le collaborateur externe, ce collaborateur devient également visible dans l’application Calendrier.

3 Calendrier

General

Dans les paramètres généraux, vous pouvez définir à quelles parties de la journée vos collaborateurs sont autorisés à enregistrer des absences : journées complètes, heures et/ou demi-journées.

Ici vous pouvez désactiver l’approbation si vous le souhaitez. Par défaut, l’approbation est activée. Si l’approbation est désactivée, toutes les demandes seront approuvées automatiquement et le gestionnaire recevra une notification informative par e-mail.

Définissez les types d’absence de vos collaborateurs dans l’onglet “Absences”. Un ensemble standard est coché, mais vous pouvez cocher des types supplémentaires ou décocher des types qui ne sont pas pertinents pour votre organisation.

 Les types cochés dans la colonne “Absence” sont bleux dans le calendrier (de l’équipe) et les types cochés comme « Autres » sont verts.

Maladie

Dans l'onglet 'Maladie', vous pouvez activer la possibillité pour vos collaborateurs d'enregistrer leur maladie et/ou leur accident de travail. Vous pouvez également régler le flux d'approbation de la maladie ici. Cela n'affecte pas le flux d'approbation des autres demandes. Dans le calendrier (de l'équipe), la couleur rouge est celle de la maladie.

Travail à domicile

Dans l’onglet “Travail à domicile”, vous pouvez activer la possibililté pour vos collaborateurs d’enregistrer leurs travail à domicile via l’outil. Vous pouvez également régler le flux d'approbation du travail à domicile ici. Cela n'affecte pas le flux d'approbation des autres demandes.

• Le travail à domicile est visualisé dans la couleur orange dans le calendrier, afin que la distinction avec les absences soit claire.
• Les demandes pour le travail à domicile suivent le même flux d’approbation que les absences.

Heures supplémentaires

Voulez-vous que vos collaborateurs enregistrent leurs heures supplémentaires et leurs heures flexibles via l’outil ? Activez cette option dans l’onglet « Heures supplémentaires » .

• Les demandes d’heures flexibles suivent le même flux d’approbation que les absences.
• Les heures supplémentaires travaillées peuvent être ajoutées sur la page des heures en plus
• La récupération des heures flexibles se fait de la même manière que les autres absences.
• Les heures flexibles sont uniquement enregistrées dans l’application Calendrier et ne sont pas prises en compte dans le calcul du salaire.
• La récupération des heures en plus est visualisée en violet dans le calendrier, afin que la distinction avec les absences soit claire.

Ici, vous pouvez également ajuster le flux d'approbation pour les heures en plus, sans affecter le flux d'approbation des autres demandes. 

4 Les frais

En tant qu’administrateur, vous n’êtes pas encore en mesure d’enregistrer les frais de vos collaborateurs. Voulez-vous que vos collaborateurs enregistrent leurs dépenses via l’outil ? Invitez vos collaborateurs et ils pourront commencer tout de suite (voir point 6).

Vos collaborateurs peuvent enregistrer 7 types de frais et, en option, ajouter une pièce justificative et/ou un commentaire :

• Remboursement des frais kilomètriques
• Frais de parking
• Restaurant
• Hôtel
• Commission
• Transports publics
• Frais divers

Après approbation de la note de frais, celle-ci sera automatiquement traitée et payée lors du prochain calcul de la paie.

5 Documents de paie

Vos collaborateurs peuvent consulter leurs documents de paie via l’outil. Invitez vos collaborateurs et ils pourront commencer tout de suite (voir point 6).

6 Invitez vos collaborateurs sur My Liantis Employee Self Service

Sur la page d’accueil de My Liantis, vous trouverez dans la navigation de gauche Gérer l’accès.

Ici vous pouvez inviter vos collaborateurs pour une ou plusieurs applications. Les collaborateurs qui n’ont pas encore de compte My Liantis recevront un courrier d’invitation. Les autres collaborateurs ont un accès immédiat aux applications sélectionnées.