Dans le cadre de l'utilisation de Lia, il est utile d'ajouter également des collaborateurs externes à votre entreprise, afin d'avoir une visibilité sur toutes les disponibilités au sein de votre entreprise. Par collaborateurs externes, nous entendons les freelances, les consultants, les intérimaires, les associés...

La gestion des calendriers des collaborateurs externes est une fonctionnalité de Lia+ et ne fait pas partie de l'offre gratuite de Lia.

Ajouter un collaborateur externe

Si vous avez déjà crée le collaborateur externe, vous pouvez sauter cette étape et ajouter
immédiatement un horaire de travail (étape suivante).

• Passez à la liste des collaborateurs sous la rubrique "Collaborateurs".

• Cliquez sur "Ajouter un collaborateur" en haut à droite et sélectionnez "Externe".

• Complétez les données (saisir correctement l'adresse e-mail!) et ajoutez le collaborateur.

Ajouter un horaire de travail pour le collaborateur externe

• Sélectionnez le collaborateur dans la liste des collaborateurs
• Ensuite, allez à l'onglet “Emploi”. Vous y trouverez :
  • La date de début de l’occupation
  • L’horaire de travail ((s'il est connu) et la possibilité d'en ajouter un 
  • Un aperçu d’autres emplois passés ou futurs

Dès que vous ajoutez un horaire de travail pour le collaborateur externe ici, ce
collaborateur deviendra visible dans l’application Calendrier.

Donner accès au collaborateur externe au Calendrier

Inutile de faire cela si le collaborateur externe a déjà été ajouté et invité.

• Passez à la rubrique Gérer les accès>Collaborateurs.
• Recherchez le collaborateur externe dans la liste.
• Ajuster les droits de l'employé, ce qui déclenche l'envoi d'un courriel d'invitation à l'employé à distance.
• Une fois que le collaborateur a défini son mot de passe, il a accès au calendrier dans Lia.
• Pour en savoir plus sur les différents droits d'accès pour les collaborateurs, cliquez ici.

Enregistrer des absences pour les collaborateurs externes

• Une fois que les collaborateurs externes ont un horaire de travail, ils peuvent
  enregistrer leurs absences. Ils peuvent choisir les mêmes types d’absence que les
  collaborateurs internes.
• Conformément à la législation sur le travail des collaborateurs externes:
  • il n’est pas possible de lier un droit aux congés avec soldes pour des
    collaborateurs externes. Ces collaborateurs peuvent enregistrer des absences
    sans restriction.
  • les demandes des collaborateurs externes sont automatiquement
    approuvées. Cependant, le gestionnaire ou vous, en tant qu’administrateur,
    recevrez une notification informative par e-mail pour chaque enregistrement
    d’un collaborateur externe.