Goeiedag,
hoe kunnen we je helpen?

Waarop moet ik letten bij het nakijken van een keuze van de werknemer ?

Cash

De admin moet deze keuze niet goedkeuren. Er is geen verdere actie nodig, dit zal automatisch met de loonverwerking verwerkt worden. 

IT-materiaal

  • De admin controleert of het IT-materiaal onder de juiste categorie valt en is toegelaten.
  • De admin controleert of de prijs juist is doorgegeven (incl. btw).
  • De admin keurt de bestelling goed of af.
  • Indien goedgekeurd doet de admin de bestelling en betaling bij de webshop.

Opgelet, indien u een samenwerking heeft met een leverancier in de vorm van een aparte webshop/integratie, zullen er mogelijk andere instructies zijn. Dit is afhankelijk van de gekozen partner en stemt u onderling af met de partner.

Bureaumateriaal

  • De admin controleert of het bureaumateriaal onder de juiste categorie valt en is toegelaten.
  • De admin controleert of de prijs juist is doorgegeven (incl. btw).
  • De admin keurt de bestelling goed of af.
  • Indien goedgekeurd doet de admin de bestelling en betaling bij de webshop.

Opgelet, indien u een samenwerking heeft met een leverancier in de vorm van een aparte webshop/integratie, zullen er mogelijk andere instructies zijn. Dit is afhankelijk van de gekozen partner en stemt u onderling af met de partner.

Internetabonnement

  • De admin keurt de bestelling goed of af.
  • De admin voegt de medewerker toe aan het providerplan en geeft de maandelijkse bijdrage door via de toepassing van de provider.

Extra verlof

De admin moet de bestelling enkel goedkeuren. Er is geen verdere actie nodig.

Gezondheidsverzekering ambulante kosten

De admin moet de bestelling enkel goedkeuren. Er is geen verdere actie nodig. Hij/zij kan de status van de verzekeringsaanvraag desgewenst opvolgen via MyMedexcel.

Fietslease

Via o2o:

  • De admin moet de bestelling enkel goedkeuren in de cafetariaplan toepassing. Er is geen verdere actie nodig.

Via andere maatschappijen:

  • De admin controleert of de juiste acties zijn genomen in de applicatie van de fietslease.
  • De admin controleert of het juiste bedrag is ingegeven.
  • De admin keurt de bestelling goed of af in de cafetariaplan toepassing.
  • Indien goedgekeurd, keurt de admin de bestelling ook goed in de toepassing van de fietsleasemaatschappij.
  • Indien de medewerker recht heeft op een fietsvergoeding, dient de HR-medewerker maandelijks aan zijn/haar klantenadviseur de dagen door te geven waarop de medewerker de fiets heeft gebruikt voor woon-werkverkeer.

Overname bestaande fietslease

  • De admin keurt de bestelling goed of af.
  • Indien goedgekeurd, onderneemt de admin volgende stappen afhankelijk van het scenario:

Scenario 1: Fiets werd gefinancierd via een brutoloonruil

  • De huidige loonafspraken worden herbekeken samen met de medewerker. De fietslease zal immers niet langer via het loon gefinancierd worden, waardoor het brutoloon van de medewerker moet verhoogd worden.
  • De HR-medewerker vult het sjabloon voor de bijlage aan de arbeidsovereenkomst in, en laat de bijlage tekenen door de medewerker en de werkgever.
  • De HR-medewerker neemt contact op met zijn/haar klantenadviseur van Liantis sociaal secretariaat voor het doorgeven van de nieuwe loonafspraken. De stopzetting van de inhouding op het brutoloon zal toegepast worden in de loonverwerking de maand volgend op de maand van keuze voor overname bestaande fietslease in het cafetariaplan.

Scenario 2: Fiets werd gefinancierd via omzetting eindejaarspremie

  • Er moeten geen bijkomende acties ondernomen worden.

Scenario 3: Fiets werd volledig gefinancierd door de werkgever (loonvoordeel bovenop huidig loonpakket)

  • Er dient overeenkomst tussen de werkgever en de medewerker afgesloten te worden, waarbij de medewerker zich akkoord verklaart met het principe dat de volledige financiering door de werkgever komt te vervallen en de medewerker in de toekomst de fiets zal financieren met het keuzebudget opgenomen in het cafetariaplan.

Scenario 4: Fiets werd gefinancierd via inhouding op het nettoloon

  • De overeenkomst met betrekking tot inhouding op het nettoloon van de medewerker moet aangepast of beëindigd worden (in wederzijds akkoord met medewerker).
  • De HR-medewerker neemt contact op met zijn/haar klantenadviseur van Liantis sociaal secretariaat voor het doorgeven van de nieuwe loonafspraken. De stopzetting van de inhouding op het nettoloon zal toegepast worden in de loonverwerking de maand volgend op de maand van keuze voor overname bestaande fietslease in het cafetariaplan.

Verhoging bedrag autolease

  • De admin keurt de bestelling goed of af.
  • Indien goedgekeurd, contacteert de admin de leasemaatschappij voor bevestiging van de bestelling van de extra opties.
  • De HR-medewerker neemt contact op met zijn/haar klantenadviseur van Liantis sociaal secretariaat voor het doorgeven van de totale waarde van de bedrijfswagen.

Terugbetaling eigen hospitalisatieverzekering

  • De admin controleert de factuur:
    • De admin controleert of het bedrag op de factuur overeenstemt met het bedrag op het rekeninguittreksel.
    • De admin controleert of de factuur enkel gaat over een hospitalisatieverzekering. Indien de factuur gaat over een ruimere verzekering waarvan de hospitalisatieverzekering slechts een deel van uitmaakt, gaat de admin na of enkel het bedrag van de premies met betrekking tot de hospitalisatieverzekering werden ingevuld door de medewerker.
    • De admin controleert of het gaat om een hospitalisatieverzekering en een betaling voor het lopende jaar.
    • Indien de factuur op een andere naam staat dan de medewerker, controleert de admin in het personeelsbestand of deze persoon de partner is van de medewerker (waarmee de medewerker gehuwd is of wettelijk samenwoont). Zo niet, kan de factuur niet aanvaard worden.
  • Indien geen factuur maar verklaring op eer werd aangeleverd, controleert de admin de verklaring op eer. De factuur dient dan nog gecontroleerd te worden van zodra de medewerker deze aan de admin overmaakt.
  • De admin controleert of het juiste bedrag is ingegeven in de tool.
  • De admin keurt de bestelling goed of af.

Terugbetaling individueel pensioensparen

  • De admin controleert of de verklaring op eer goed is ingevuld of het fiscaal attest correct is.
  • De admin controleert of het juiste bedrag is ingegeven.
  • De admin keurt de bestelling goed of af.

 

 

Terug