Hieronder vind je een antwoord op de 20 meestgestelde vragen i.v.m het digitaal ondertekenen van documenten in Lia+. 

Is digitaal ondertekenen beschikbaar voor alle klanten?

Nee, deze functionaliteit is exclusief voor Lia+ klanten. Ook het delen van documenten via Lia is enkel mogelijk voor Lia+ klanten.
 

Vanaf wanneer is deze functionaliteit beschikbaar?

Vanaf november 2025 kan je documenten digitaal delen en ondertekenen in Lia+.
 

Hoe start ik een digitale tekenflow?

Ga naar My Liantis → "Mijn medewerkers" → upload een document (PDF) → kies Digitale tekenflow starten.
 

Welke bestandsformaten worden ondersteund?

Enkel PDF-bestanden kunnen formeel digitaal ondertekend worden. Word-documenten kan je met Opslaan als bewaren als PDF-bestand.
 

Welke opties heb ik bij het delen van een document?

• Formele digitale handtekening via Quill (eID of itsme®)
• Akkoord vragen zonder formele handtekening
• Document delen ter informatie
   

Wat is het verschil tussen tekenen en akkoord geven?

• Digitale handtekening = juridisch bindend, ideaal voor contracten.
• Akkoord = bevestiging dat het document gelezen en aanvaard is, zonder juridische handtekening.
   

Hoe werkt het ondertekenen via Quill?

De werkgever kiest de positie van de handtekening in het document. De medewerker tekent via Quill met eID of itsme®.
 

Kan ik documenten in bulk delen met medewerkers?

Ja, inclusief optie voor akkoord of digitale tekenflow. Let op: bij formeel tekenen moet het document eerst door de werkgever ondertekend worden en daarna geüpload.
 

Kan de werkgever ook tekenen bij bulkverzending?

Nee, Quill ondersteunt geen scenario waarbij één document door de werkgever wordt getekend en daarna automatisch gedeeld. Dit moet manueel gebeuren vóór het uploaden.
 

Kan een HR-verantwoordelijke een document opladen dat eerst door de werkgever moet worden ondertekend?

Ja, je kan kiezen welke beheerder namens de werkgever tekent. Die ontvangt een e-mailuitnodiging.
 

Hoe weet ik of een medewerker getekend heeft?

Je ontvangt een e-mailmelding zodra een medewerker tekent of akkoord geeft. Bij weigering krijg je ook een melding.
 

Waarom kreeg de medewerker het document niet ter ondertekening?

Wanneer er gekozen wordt om beide partijen (werkgever en werknemer) te laten ondertekenen, dan dien je dit als werkgever eerst te doen. Pas daarna wordt het bestand met de werknemer gedeeld (zichtbaar gemaakt) ter ondertekening. 
Kreeg de werknemer het document niet aangeleverd ter ondertekening, dan gebeurde dit waarschijnlijk niet correct en staat bij het document in status ‘Te ondertekenen door werkgever’. Vandaar dat de werknemer dit niet kon ontvangen.

De werkgever dient eerst het document te ondertekenen. Deze vindt hij terug in de documenten van de werknemer-> Medewerkers -> medewerker selecteren -> documenten.

Kan een medewerker weigeren te tekenen?

Ja, Quill biedt de mogelijkheid om te weigeren. De werkgever ontvangt altijd een melding.
 

Waarom zie ik de handtekening van de werkgever niet in het documentvoorbeeld?

De handtekening wordt tijdelijk door Quill bewaard. Zodra beide partijen getekend hebben, verschijnt het document met beide handtekeningen in Lia en My Liantis.
 

Kan ik een document intrekken of opnieuw versturen?

Ja, zolang het document nog niet ondertekend is. Na ondertekening is dit niet meer mogelijk.
 

Is digitaal ondertekenen juridisch geldig?

Ja, Quill voldoet aan de Europese regelgeving voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen.
 

Welke handtekeningmethodes ondersteunt Quill?

Quill ondersteunt eID en itsme®.
 

Wordt het ondertekende document automatisch gearchiveerd?

Ja, het document wordt opgeslagen in Lia en is beschikbaar voor zowel werkgever als medewerker.
 

Kan ik de status van een document opvolgen?

Ja, in Lia en My Liantis zie je wie getekend heeft, wie geweigerd heeft en wie nog actie moet ondernemen.
 

Wat als ik een fout heb gemaakt in het document?

Je kan het document intrekken en een nieuwe versie uploaden, zolang het nog niet ondertekend is.
 

Zijn er extra kosten verbonden aan deze functionaliteit?

Nee, digitaal ondertekenen is inbegrepen in Lia+.

Kunnen flexi's en studenten documenten ondertekenen? 

Ja, flexi's en studenten kunnen documenten ondertekenen als ze in de medewerkerslijst staan. Maar ze kunnen het niet gebruiken voor ze in dienst komen. Ze kunnen voor opstart wel hun contract niet ondertekenen, wel op de dag zelf eenmaal ze Lia geactiveerd hebben en de onboarding doorlopen hebben.