Aan de slag met My Liantis Employee Self Service

Welkom op het My Liantis Employee Self Service. Ga nu aan de slag!

Log in op My Liantis via https://www.myliantis.be. Je vindt alle toepassingen terug onder het menu ‘Medewerkers’.

1 Stel je teams samen (optioneel)

Ga naar de tegel ‘Teams’. Klik op de knop ‘Team toevoegen’ om een nieuw team aan te maken. De teamsamenstelling zal ook zichtbaar zijn in de kalender.

Het vormen van teams is een optionele stap. Indien er geen teams zijn, dan is er één teamkalender, die zichtbaar is voor alle medewerkers. Alle afwezigheidsaanvragen worden behandeld door de beheerder(s).

Door het vormen van teams, komen de aanvragen van de teamleden bij hun leidinggevende terecht. In de teamkalenders van de teams zijn enkel de medewerkers en leidinggevende uit het team zichtbaar.

ESS1.png

2 Voeg externe medewerkers toe (optioneel)

Wil je externe medewerkers, die niet op jouw payroll staan, toegang geven tot My Liantis Employee Self Service? 

Ga naar ‘Mijn medewerkers (in ontwikkeling)’ en voeg een externe medewerker toe via ‘Medewerker toevoegen’.

ESS2.png

Na het toevoegen vind je de medewerker terug in het overzicht van jouw medewerkers.
Selecteer de medewerker van op dit medewerker overzicht. Ga vervolgens naar de tab Tewerkstelling om een uurrooster toe te voegen voor de externe medewerker.

Zodra je hier een  werkrooster toevoegt voor de externe medewerker, zal deze medewerker ook zichtbaar worden in de Kalender applicatie.

ESS3.png

3 Kalender

Ga naar de tegel ‘Kalender’ en ga naar Instellingen.

Onder de algemene instellingen kun je:

  • Instellingen in welke dagdelen je medewerkers afwezigheden mogen registreren: volledige dagen, uren en/of halve dagen.
  • de goedkeuring indien gewenst uitschakelen. De goedkeuring van de aanvragen staat standaard aan. Indien de goedkeuring wordt uitgeschakeld, worden alle aanvragen automatisch goedgekeurd en ontvangt de leidinggevende een informatieve e-mailnotificatie

Stel de afwezigheidstypes voor je medewerkers in op het tabblad Afwezigheden. Er staat een standaardset aangevinkt, maar je kunt extra types aanvinken of types die niet relevant zijn voor je organisatie uitvinken.

Types aangevinkt in de kolom ‘verlof’ kleuren blauw in de (team)kalender, types aangevinkt als ‘overige’ kleuren groen en ‘ziekte’ kleurt rood.

ESS4.png

Op het tabblad Thuiswerk kun je de mogelijkheid activeren om je medewerkers hun thuiswerk te laten registreren via de tool.

  • Thuiswerk wordt in apart kleur gevisualiseerd in de Kalender, zodat het onderscheid met de afwezigheden duidelijk is.
  • Registraties thuiswerk volgen dezelfde goedkeuringsflow als afwezigheden.

ESS5.png

Wil je de medewerkers hun meer -en minuren laten registreren via de tool? Activeer deze optie op het tabblad ‘Flexuren’.

  • Registraties van flexuren volgen dezelfde goedkeuringsflow als afwezigheden.
  • Gepresteerde meeruren kunnen toegevoegd worden op de flexuren pagina.
  • Recuperatie van flexuren verloopt via dezelfde wijze als andere afwezigheden.
  • Flexuren worden enkel in de Kalenderapplicatie bijgehouden en stromen niet door naar de loonberekening.

ESS6.png

4 Onkosten

Je kunt als beheerder momenteel zelf nog geen onkosten registreren voor je medewerkers. Wil je je medewerkers hun inkosten laten registeren via de tool? Nodig je medewerkers uit en ze kunnen meteen aan de slag (zie punt 6).

Je medewerkers kunnen er 7 onkostentypes registreren en er optioneel een bewijsstuk en/of opmerking aan toevoegen:

  • Kilometervergoeding
  • Parking
  • Restaurant
  • Hotel
  • Commissie
  • Openbaar vervoer
  • Diverse onkosten

Na goedkeuring van de onkostennota, stromen deze automatisch door en worden ze uitbetaald met de eerstvolgende loonberekening.

5 Loondocumenten

Je medewerkers kunnen hun loondocumenten consulteren via de tool. Nodig je medewerkers uit en ze kunnen meteen aan de slag (zie punt 6).

6 Nodig je medewerkers uit op My Liantis Employee Self Service

Op de startpagina van My Liantis vind je in de linkernavigatie Instellingen > Toegang beheren terug.

Je kunt er je medewerkers in één beweging uitnodigen voor een of meerdere toepassingen. Medewerkers die nog geen account hebben op My Liantis, ontvangen een uitnodigingsmail. De andere medewerkers hebben meteen toegang tot de gekozen toepassingen.