In het kader van het gebruik van Lia, is het handig om ook externe medewerkers toe te voegen aan je onderneming, zodat je zicht krijgt op alle beschikbaarheden binnen je onderneming. Met externe medewerkers bedoelen we freelancers, consultants, interimarissen, vennoten…

Het beheren van kalenders van externe medewerkers is een Lia+ functionaliteit en maakt geen deel uit van het gratis Lia aanbod.

Voeg een externe medewerker toe

Heb je de externe medewerker al eerder aangemaakt, dan mag je deze stap overslaan en kun je meteen een werkrooster toevoegen (volgende stap).

• Ga naar de medewerkerslijst onder het thema ‘Medewerkers’.
• Klik rechtsboven op ‘Medewerker toevoegen’ en kies 'Extern'.
• Vul de gegevens aan en voeg de medewerker toe.

Voeg een werkrooster toe voor de externe medewerker

• Selecteer de medewerker vanop het overzicht van ‘Mijn medewerkers’
• Ga vervolgens naar de tab ‘Tewerkstelling’. Je vindt er:
  • de startdatum van de tewerkstelling 
  • het huidige werkrooster (indien gekend) en de mogelijkheid om er een toe te voegen 
  • het overzicht van andere tewerkstellingen in het verleden of de toekomst 

Zodra je via ‘Toevoegen’ een werkrooster toevoegt voor de externe medewerker, zal deze medewerker zichtbaar worden in de Kalender applicatie. 

Geef de externe medewerker toegang tot zijn kalender in Lia

Dit hoef je niet te doen, als de externe medewerker al eerder werd toegevoegd en uitgenodigd.

• Ga naar Toegang beheren>Medewerkers.
• Zoek de externe medewerker op in de lijst.
• Klik op ‘Uitnodigen’ en stuur je externe medewerker(s) een uitnodigingsmail.
• Nadat de medewerker zijn wachtwoord heeft ingesteld, krijgt men toegang tot de kalender in Lia. 
• Lees hier meer over de verschillende toegangsrechten voor medewerkers.

Afwezigheidsregistratie voor externe medewerkers

• Eens de externe medewerkers een werkrooster hebben, kunnen ze hun afwezigheden registreren. Ze kunnen dezelfde kalendertypes kiezen als interne medewerker.
• In navolging van de wetgeving omtrent de samenwerking met externe medewerkers:
  • is het niet mogelijk om een verlofrecht te koppelen aan de saldo’s van externe medewerkers. Deze medewerkers kunnen in principe onbeperkt afwezigheden registreren. 
  • worden aanvragen van externe medewerkers automatisch goedgekeurd. De leidinggevende of beheerder ontvangt wel een informatieve e-mailnotificatie bij elke registratie van de externe medewerkers.