In het kader van het gebruik van My Liantis Employee Self Service, is het handig om ook externe medewerkers toe te voegen aan je onderneming, zodat je zicht krijgt op alle beschikbaarheden binnen je onderneming. Met externe medewerkers bedoelen we freelancers, consultants, interimarissen, vennoten…

Je kan externe medewerkers aan je onderneming toevoegen via de toepassing Mijn medewerkers. 

Voeg een externe medewerker toe

Heb je de externe medewerker al eerder aangemaakt, dan mag je deze stap overslaan en kun je meteen een werkrooster toevoegen (volgende stap).

• Ga naar de toepassing ‘Mijn medewerkers’ onder het thema ‘Medewerkers’.
• Kies rechtsboven op ‘Medewerker toevoegen’
• Vul de gegevens aan van de Medewerker
• Klik op ‘Toevoegen’

Voeg een werkrooster toe voor de externe medewerker

• Selecteer de medewerker vanop het overzicht van ‘Mijn medewerkers’
• Ga vervolgens naar de tab ‘Tewerkstelling’. Je vindt er:
  • de startdatum van de tewerkstelling 
  • het huidige werkrooster (indien gekend) en de mogelijkheid om er een toe te voegen 
  • het overzicht van andere tewerkstellingen in het verleden of de toekomst 

Zodra je via ‘Toevoegen’ een werkrooster toevoegt voor de externe medewerker, zal deze medewerker zichtbaar worden in de Kalender applicatie. 

Geef de externe medewerker toegang tot Kalender

Dit hoef je niet te doen, als de externe medewerker al eerder werd toegevoegd en uitgenodigd.

• Vanuit ‘Mijn medewerkers’ kan je via de knop ‘Toegang beheren’ jouw medewerkers toegang geven tot Kalender.
• Klik op ‘Uitnodigen’ en stuur je medewerker(s) een uitnodigingsmail.
• Nadat de medewerker zijn wachtwoord heeft ingesteld, krijgt hij/zij toegang tot Kalender. De externe medewerker kan er zijn persoonlijke kalender en teamkalender kan consulteren. 

Afwezigheidsregistratie voor externe medewerkers

• Eens de externe medewerkers een werkrooster hebben, kunnen ze hun afwezigheden registreren. Ze kunnen dezelfde kalendertypes kiezen als interne medewerker.
• In navolging van de wetgeving omtrent de samenwerking met externe medewerkers:
  • is het niet mogelijk om een verlofrecht te koppelen aan de saldo’s van externe medewerkers. Deze medewerkers kunnen in principe onbeperkt afwezigheden registreren. 
  • worden aanvragen van externe medewerkers automatisch goedgekeurd. De leidinggevende of beheerder ontvangt wel een informatieve e-mailnotificatie bij elke registratie van de externe medewerkers.

In een notendop

• Voeg de externe medewerker toe via ‘Mijn medewerkers'
• Voeg een werkrooster toe voor de externe medewerker
• Geef de externe medewerker toegang tot Kalender